Arbeitszeitsjournale – Benutzerhandbuch
Dieses Handbuch erklärt das Arbeitszeitsjournal aus Sicht der Anwender (Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalabteilung, Administratoren). Es zeigt, wozu jede Einstellung dient, in welcher Reihenfolge sie eingerichtet werden muss und wie die einzelnen Schalter die Berechnung Ihrer Arbeitszeit beeinflussen.
Stand: 2026-04-30
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Arbeitszeitsjournal?
- Die wichtigsten Begriffe
- Schnellstart – in welcher Reihenfolge richten Sie alles ein?
- Einrichtungs-Bausteine im Detail
- Stempeln im Alltag
- Arbeit mit dem Journal
- Was bewirken die Berechnungs-Schalter?
- Toleranzen und Pausen verstehen
- 0-24 Modell vs. 12-12 Modell
- Genehmigung, Korrektur und nachträgliche Buchungen
- Salden und Saldokorrekturen
- Feiertage und Abwesenheiten
- Reports & Dashboards
- Berechtigungen – wer darf was?
- Häufige Fehlermeldungen und Lösungen
- FAQ
1. Was ist ein Arbeitszeitsjournal?
Das Arbeitszeitsjournal ist die tägliche Abrechnung Ihrer Arbeitszeit. Pro Mitarbeiter und Kalendertag entsteht genau ein Journaleintrag, in dem das System folgende Informationen zusammenführt:
- Ihre Soll-Arbeitszeit (was Sie laut Arbeitszeitmodell an diesem Tag arbeiten sollen)
- Ihre Ist-Arbeitszeit (was Sie laut Stempelungen tatsächlich gearbeitet haben)
- Ihre Pausen
- Ihre Überstunden und bezahlte/unbezahlte Abwesenheiten
- Den Tagessaldo (Plus- oder Minusstunden) und den Gesamt-Saldo
- Den Status: gültig, ungültig, berechnet, genehmigt
Das Journal wird automatisch jede Nacht erzeugt und berechnet. Sie können es im Frontend unter „Zeitkontrolle → Arbeitszeitsjournale" einsehen, prüfen, korrigieren oder genehmigen.
2. Die wichtigsten Begriffe
| Begriff | Was es ist |
|---|---|
| Arbeitszeitmodell (Zeitprofil) | Vorlage für eine ganze Woche, z. B. „8h Standard Mo–Fr" oder „6h Gleitzeit". Definiert pro Wochentag, wann Sie arbeiten und wie diese Zeit gewertet wird. |
| Tagesblock (Day Line) | Ein einzelner Zeitabschnitt eines Tages, z. B. „08:00–12:00 Standardzeit" oder „12:00–13:00 Pause". Mehrere Blöcke ergeben einen vollständigen Tag. |
| Zeitprofiltyp | Klassifizierung eines Tagesblocks: Standardzeit, Überstunden, Pause, Gleitzeit usw. Über die Zeitprofiltypen entscheidet das System, wie ein Block in die Tagessummen einfließt. |
| Schichtplangruppe | Gruppe von Mitarbeitern, die das gleiche Arbeitszeitmodell teilen (z. B. „Produktion Frühschicht"). |
| Zeitmodellkalender | Einzelner Kalendereintrag, der einem Mitarbeiter an einem konkreten Datum ein Arbeitszeitmodell zuweist. Hat Vorrang vor der Schichtplangruppe. |
| Stempelung (Buchung) | Ihr einzelnes Ereignis am Terminal/in der App: Kommen, Pause-Beginn, Pause-Ende, Gehen. |
| Buchungstyp | Vorlage für eine Stempelung – legt fest, ob es ein Check-In, Check-Out oder eine Pause ist und ob ein Standort gewählt werden muss. |
| Arbeitszeitsjournal | Der zusammengefasste Tagessatz pro Mitarbeiter (inkl. Soll, Ist, Saldo). |
| Saldo | Der zeitliche Unterschied zwischen Soll und Ist. Plus = Überstunden, Minus = Fehlzeit. |
3. Schnellstart – in welcher Reihenfolge richten Sie alles ein?
Ein Arbeitszeitmodell „funktioniert" erst, wenn alle Bausteine sauber zusammenpassen. Die folgende Reihenfolge stellt sicher, dass beim Erstellen jedes Bausteins seine Abhängigkeiten bereits vorhanden sind:
1. Buchungstypen anlegen
(Kommen, Gehen, Pause – mindestens je einer)
▼
2. Zeitprofiltypen pflegen
(Standardzeit, Überstunden, Pause, Abwesenheit, …
inkl. der „Berechnungs-Schalter")
▼
3. Arbeitszeitmodell anlegen
(Name, Berechnung 0-24 oder 12-12, Pausen-Verhalten,
Lohnvereinbarung)
▼
4. Tagesblöcke je Wochentag eintragen
(Mo–So jeweils mit Start, Ende, Toleranzen, Profiltyp)
▼
5. Pflichtpausen-Regeln (optional)
(z. B. „Nach 6h: 30 Min")
▼
6. Schichtplangruppe anlegen
(Modell zuweisen, Wochentage wählen,
„Auto-Generierung" einschalten)
▼
7. Mitarbeiter der Gruppe zuordnen
▼
8. (Optional) Einzelne Tage über den
Zeitmodellkalender überschreiben
▼
9. Stempelkarten ausgeben (falls Terminal genutzt wird)
Faustregel: Ohne Buchungstypen können Mitarbeiter nicht stempeln. Ohne Zeitprofiltypen können Tagesblöcke nicht bewertet werden. Ohne Tagesblöcke kann das System keine Profilzeit berechnen. Ohne Schichtplangruppe oder Kalendereintrag wird einem Mitarbeiter kein Modell zugeordnet.
4. Einrichtungs-Bausteine im Detail
4.1 Buchungstypen anlegen
Wo: Zeitkontrolle → Einstellungen → Buchungstypen Voraussetzung: Berechtigung „Zeitkontrolle-Einstellungen"
Buchungstypen sind die Schaltflächen, die Mitarbeiter beim Stempeln sehen. Pro System brauchen Sie mindestens:
- Mindestens einen Check-In-Typ („Kommen", „Home Office", …)
- Genau einen Check-Out-Typ („Gehen") – das System lässt nur einen aktiv zu
- Mindestens einen Pausen-Typ („Pause", „Mittag", …)
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Name / Kürzel / Beschreibung / Icon | Anzeige am Terminal und in Reports |
| Check-In-Schalter | Markiert den Typ als „Anwesenheits-Beginn". Der Tag muss laut Validierung mit einer Check-In-Buchung starten. |
| Check-Out-Schalter | Markiert den Typ als „Anwesenheits-Ende". Der Tag muss damit enden. Wichtig: Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden alle anderen Check-Out-Typen automatisch deaktiviert. |
| Vor-Ort | Wenn aktiv, muss beim Stempeln ein Standort ausgewählt werden. Geeignet z. B. für „Kommen am Hauptstandort". |
| Anzeige Terminalmodus | Wenn aktiv, erscheint der Buchungstyp im Stempel-Terminal/Kiosk. Sonst nur in der internen App-Ansicht. |
Wichtige Reihenfolge: Ohne korrekt gesetzte Check-In/Check-Out-Schalter erkennt das System keine vollständigen Tage und markiert Journale fälschlich als „ungültig".
4.2 Zeitprofiltypen pflegen
Wo: Zeitkontrolle → Einstellungen → Zeitprofiltypen Voraussetzung: Berechtigung „Zeitkontrolle-Einstellungen"
Zeitprofiltypen bestimmen, wie ein Tagesblock in die Tagessummen einfließt. Sie sind das Herzstück der Berechnung.
Der Anlage-Dialog hat drei Schritte:
Schritt 1 – Basisdaten
- Name (z. B. „Standardzeit", „Überstunden", „Pause")
- Code: Klassifizierung (Standardzeit, Überstunden, Pause, Bezahlte Pause, Gleitzeit+/−, Check-In, Check-Out)
Schritt 2 – Berechnungs-Schalter
Diese Schalter steuern, in welchen „Topf" der Tagessummen die Zeit landet. Mehrere Schalter dürfen gleichzeitig aktiv sein:
| Schalter | Was er bewirkt |
|---|---|
| Standardzeit | Der Block zählt zur bezahlten Arbeitszeit und ist Teil der Soll-Arbeitszeit (Profilzeit). Das ist der Schalter für „normale Arbeit". |
| Entlohnte Zeit | Der Block fließt zwar in die Berechnung ein, zählt aber nicht zum Soll. Geeignet für zusätzlich bezahlte Zeit, die nicht den Tag verlängern soll. |
| Entlohnte Überstundenzeit | Der Block fließt in die Überstundensumme. |
| Berechtigte Abwesenheit | Der Block ist eine geplante Pause oder zulässige Abwesenheit. So weiß das System, wann Pausenzeit erlaubt ist. |
| Unberechtigte Abwesenheit | Der Block fließt in die unbezahlte Abwesenheit (z. B. unentschuldigtes Fehlen). |
| Gleitzeit+ | Der Block zählt als positive Gleitzeit (kommt zu den Überstunden). |
| Gleitzeit− | Der Block zählt als negative Gleitzeit (zieht vom Saldo ab). |
Empfehlung – typische Vorlage:
| Profiltyp | Standardzeit | Berechtigte Abwesenheit | Andere |
|---|---|---|---|
| „Standardzeit 08–12" | ✓ | – | – |
| „Mittagspause" | – | ✓ | – |
| „Überstundenrahmen 18–20" | – | – | Entlohnte Überstundenzeit ✓ |
| „Urlaubsblock" | – | – | – (über Abwesenheits-Modul gesteuert) |
Schritt 3 – Entlohnungs-Schalter
Diese Schalter steuern nur die Lohnauswertung, nicht die Tagesberechnung. Sie definieren, ob die jeweilige Zeit auf der Lohnabrechnung erscheint:
- Entlohnte Zeit, Entlohnte Überstundenzeit, Pause, Gleitzeit+/−, Zulagen, Abwesenheit
Schalten Sie hier nur das frei, was für Ihren Lohntarif tatsächlich relevant ist.
4.3 Arbeitszeitmodelle aufbauen
Wo: Zeitkontrolle → Einstellungen → Arbeitszeitmodelle Voraussetzung: Zeitprofiltypen müssen schon existieren.
Pro Modell konfigurieren Sie:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Name, Beschreibung, Farbe | Anzeige in Listen und im Kalender. Die Farbe hilft, ein Modell auf einen Blick zu erkennen. |
| Profilzeit | Optional – manuell eingetragene Tages-Sollzeit. Normalerweise leer lassen, das System rechnet die Soll-Zeit automatisch aus den Tagesblöcken. |
| Ist Fallback | Wenn aktiv, wird dieses Modell als Standard verwendet, wenn ein Mitarbeiter keinem Schichtplan zugeordnet ist und auch keinen direkten Kalendereintrag hat. Pro Mandant sollte es genau ein Fallback-Modell geben. |
| Pause teilweise zählen | Steuert das Verhalten von Pflichtpausen (siehe § 4.4). |
| Berechnung (0-24 vs. 12-12) | Wählt das Tagesfenster der gesamten Berechnung. Pflichtfeld. Detail siehe § 9. |
| Lohnvereinbarung | Verknüpft das Modell mit einem Lohntarif – nötig, damit Reports und Lohnabrechnung sauber laufen. |
Nach dem Anlegen öffnen Sie das Modell und legen für jeden Wochentag (Mo–So) Ihre Tagesblöcke an:
| Eingabe | Bedeutung |
|---|---|
| Startzeit / Endzeit | Wann der Block beginnt/endet (z. B. 08:00–12:00). |
| Toleranz vor Start | Frühe Stempelung wird ignoriert, wenn sie innerhalb dieser Minuten vor dem Block liegt. |
| Toleranz nach Start / vor Ende | Aktuell ohne Wirkung in der Berechnung (für künftige Erweiterung vorgesehen). |
| Toleranz nach Ende | Späte Stempelung wird ignoriert, wenn sie innerhalb dieser Minuten nach dem Block liegt. |
| Profiltyp | Bestimmt, wie der Block bewertet wird (Standardzeit, Pause, Überstunden, …). |
Tipp: Legen Sie für die Mittagspause einen eigenen Block mit dem Profiltyp „Berechtigte Abwesenheit" an. Sonst zählt das System die Pause nicht als geplant.
4.4 Pflichtpausen einrichten
Wo: Im Detail eines Arbeitszeitmodells → „Pausen-Einstellungen" Voraussetzung: Modell ist angelegt.
Pflichtpausen sorgen dafür, dass das System automatisch eine Pause abzieht, wenn ein Mitarbeiter länger arbeitet als gesetzlich erlaubt – auch wenn er sie vergessen hat zu stempeln.
Pro Modell können Sie mehrere Schwellen-Regeln eintragen, z. B.:
| Schwelle (Arbeitszeit) | Pflichtpause |
|---|---|
| Nach 6 Stunden | 30 Minuten |
| Nach 9 Stunden | weitere 15 Minuten (= insgesamt 45) |
Der Schalter „Pause teilweise zählen" im Modell entscheidet, wie hart die Schwelle wirkt:
| Schalter | Verhalten |
|---|---|
| Aus (Standard) | Sobald Sie die Schwelle erreichen (z. B. 6h), wird die volle Pausenlänge (30 Min.) verlangt. Bei genau 6h05min Arbeitszeit wird trotzdem die volle halbe Stunde abgezogen. |
| An | Die Pflichtpause wächst stufenlos mit der Überschreitung. Bei 6h05min werden nur 5 Minuten verlangt; erst bei 6h35min die vollen 30 Minuten. Sanftere Übergänge. |
Wichtig: Hat ein Mitarbeiter bereits genug Pause gestempelt, zieht das System nichts zusätzlich ab.
4.5 Schichtplangruppen und Kalender
Wo: Zeitkontrolle → Einstellungen → Schichtpläne Voraussetzung: Arbeitszeitmodelle existieren.
Eine Schichtplangruppe verbindet eine Gruppe von Mitarbeitern mit einem Modell.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Name / Beschreibung | Anzeige |
| Zeitprofil | Das Modell, das auf die Mitglieder angewendet wird |
| Erlaubte Wochentage | Auswahl der Wochentage, an denen die Gruppe gilt (z. B. nur Mo–Fr) |
| Kalendereinträge automatisch generieren | Wenn aktiv, erzeugt das System automatisch tagesgenaue Kalenderzuordnungen für die ausgewählten Wochentage. Das ist der bequeme Standardweg. |
Über den Zeitmodellkalender können Sie zusätzlich einzelne Tage manuell überschreiben (z. B. „heute arbeitet der Mitarbeiter ausnahmsweise nach einem anderen Modell"). Diese Einträge haben Vorrang vor der Gruppen-Vorgabe.
Kopier-Hilfe: Im Kalender gibt es eine Funktion zum Kopieren von Einträgen über einen Datumsbereich – nützlich für Sonderschichten.
4.6 Mitarbeiter zuordnen
Sobald die Gruppe steht, fügen Sie Mitarbeiter hinzu. Sie können einen Mitarbeiter immer nur einer Schichtplangruppe zuordnen (für die Auto-Generierung). Über manuelle Kalendereinträge sind Ausnahmen jederzeit möglich.
Profilauswahl-Reihenfolge (so entscheidet das System, welches Modell pro Tag gilt):
1. Eintrag im Zeitmodellkalender (manuell)
▼
2. Auto-Eintrag aus der Schichtplangruppe
▼
3. Fallback-Modell (Modell mit Schalter „Ist Fallback" = an)
Hat ein Mitarbeiter weder eine Gruppe noch einen Kalendereintrag und es existiert kein Fallback, kann das System keinen Tag berechnen.
4.7 Stempelkarten verwalten (optional)
Nur relevant, wenn Sie ein physisches Stempelterminal nutzen.
- Stempelkarten (Zeitkontrolle → Einstellungen → Zeiterfassungskarten): Pflegen Sie die Kartennummer, externe Nummer, Seriennummer.
- Mitarbeiter-Karten: Verknüpfung Karte ↔ Mitarbeiter mit Übergabe- und Abgabedatum.
Diese Einstellungen haben keinen Einfluss auf die Berechnung – sie dienen nur der Identifikation am Terminal.
5. Stempeln im Alltag
Wo: Zeitkontrolle → Hauptansicht (auch als Terminal-/Kiosk-Modus verfügbar)
Im Stempel-Bildschirm sehen Sie:
- Ihren aktuellen Status (z. B. „Eingestempelt seit 08:13") und einen Live-Timer
- Eine Liste mit Buchungstypen, gruppiert nach Kommen / Gehen / Sonstige (Pause etc.)
- Bei „Vor-Ort"-Buchungstypen einen Standort-Auswahldialog
So stempeln Sie:
- Buchungstyp antippen (z. B. „Kommen").
- Falls erforderlich: Standort wählen.
- Das System holt automatisch Ihre GPS-Position (sofern der Browser Standortzugriff erlaubt).
- Die Buchung wird gespeichert. Der Timer und Status aktualisieren sich.
Doppelte Stempelung: Wenn Sie versehentlich zweimal hintereinander denselben Typ drücken, erkennt das System das und legt keine zweite Buchung an.
Keine GPS-Daten? Wenn Sie einen Standort auswählen, übernimmt das System dessen Koordinaten als Fallback.
6. Arbeit mit dem Journal
Wo: Zeitkontrolle → Arbeitszeitsjournale Voraussetzung: Berechtigung „Zugriff auf Arbeitszeitsjournale"
6.1 Liste der Journale
Sie sehen eine paginierte Liste mit Filtern:
- Datumsbereich / Monat / Jahr
- Geschäftsbereich, Abteilung, Team, Standort (Mehrfachauswahl)
- Statusfilter:
- Alle
- Offen oder ungültig
- Nur offen (noch nicht genehmigt)
- Nur ungültig (Fehler in den Buchungen)
- „Eigene Journale"-Schalter – zeigt nur Ihre eigenen Tage
6.2 Detailansicht
Ein Klick auf ein Journal öffnet die Detailansicht. Sie sehen oben fünf Kacheln mit:
- Arbeitszeit – tatsächlich geleistete bezahlte Arbeitszeit
- Pause – Summe Ihrer Pausen
- Profilzeit – Soll-Arbeitszeit dieses Tages
- Saldo – Plus oder Minus zum Soll
- Datum – das Tagesdatum (im 12-12-Modell zwei Daten, siehe § 9)
Darunter wechseln Sie über Tabs zwischen:
- Zeiten – chronologische Liste aller Stempelungen und Abwesenheiten des Tages
- Übersicht – aggregierte Auswertung pro Buchungstyp / Standort
6.3 Aktionen (nur mit Bearbeitungsrecht)
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Genehmigen (Häkchen) | Setzt das Journal auf „genehmigt". Erst dann fließt es in den kumulativen Saldo ein. |
| Berechnen (Taschenrechner-Icon) | Stößt eine manuelle Neuberechnung an. Nötig, wenn Sie Buchungen oder Abwesenheiten korrigiert haben. |
| Buchung hinzufügen (Plus) | Öffnet einen Dialog, um manuell eine Stempelung im Namen des Mitarbeiters einzutragen (Buchungstyp, Standort, Zeit, Kommentar). |
| Buchung bearbeiten / löschen | Über die Symbole in der jeweiligen Buchungszeile. |
| Unerfasste Präsenz genehmigen / ablehnen | Erscheint, wenn das System Anwesenheit außerhalb der Tagesblöcke erkannt hat. „Genehmigen" rechnet die Zeit als Überstunden an, „Ablehnen" verwirft sie. |
7. Was bewirken die Berechnungs-Schalter?
Die folgende Übersicht zeigt in welche Summe ein Tagesblock fließt – abhängig von den Schaltern seines Profiltyps:
| Schalter (am Profiltyp) | Bezahlte Arbeitszeit | Überstunden | Unbezahlte Abwesenheit | Bezahlte Abwesenheit | Pausen-Erkennung | Soll-Profilzeit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Standardzeit | ✓ | – | – | ✓ (bei Urlaub/Krankheit) | – | ✓ |
| Entlohnte Zeit | (zählt mit) | – | – | – | – | – |
| Entlohnte Überstundenzeit | – | ✓ | – | – | – | – |
| Gleitzeit+ | – | ✓ | – | – | – | – |
| Gleitzeit− | – | – | (negativ) | – | – | – |
| Berechtigte Abwesenheit | – | – | – | – | ✓ | – |
| Unberechtigte Abwesenheit | – | – | ✓ | – | – | – |
Merksätze:
- „Standardzeit" ist der einzige Schalter, der zur Soll-Profilzeit zählt. Wenn Sie ihn vergessen, hat der Tag keine Sollzeit.
- „Berechtigte Abwesenheit" definiert geplante Pausen. Pausen, die außerhalb solcher Blöcke liegen, gelten als „nicht geplant".
- „Entlohnte Überstundenzeit" und „Gleitzeit+" wirken in der Berechnung gleich (beide erhöhen die Überstundensumme).
8. Toleranzen und Pausen verstehen
8.1 Toleranzen
Toleranzen sind dazu da, kleine Abweichungen ausgleichen, ohne dass das Journal als falsch gilt:
- Stempelt jemand 5 Minuten zu früh und Sie haben „Toleranz vor Start = 5", wird diese Frühzeit ignoriert (gibt keine Frühüberstunden).
- Analog für „Toleranz nach Ende".
- Zwei der vier Toleranzwerte (Toleranz nach Start und Toleranz vor Ende) sind aktuell nicht aktiv, sind aber bereits im Formular vorhanden.
8.2 Pausen-Berechnung in zwei Varianten
Variante A – Modell ohne Pflichtpausen-Regeln: Das System geht davon aus, dass die geplanten Pausen-Blöcke (Profiltyp „Berechtigte Abwesenheit") wirklich genommen werden. Ist ein Mitarbeiter während eines geplanten Pausenblocks anwesend, ohne Pause zu stempeln, zieht das System die fehlende Pause vorsichtig von der Arbeitszeit ab.
Variante B – Modell mit Pflichtpausen-Regeln: Erreicht oder übersteigt die geleistete Arbeitszeit eine Schwelle, wird die zugehörige Pflichtpause verlangt. Hat der Mitarbeiter weniger Pause gestempelt, wird die Differenz von der bezahlten Arbeitszeit abgezogen. Hat er mehr Pause gemacht, passiert nichts (er „verschenkt" die Mehrpause).
Der Schalter „Pause teilweise zählen" (siehe § 4.4) entscheidet zwischen harter Schwelle und sanftem Übergang.
9. 0-24 Modell vs. 12-12 Modell
Das Feld „Berechnung" im Arbeitszeitmodell legt fest, welches Tagesfenster das System für die Berechnung verwendet:
| Modus | Tagesfenster | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| 0-24 (Standard) | 00:00 bis 23:59 desselben Tages | Normale Bürozeit, Tagesschichten |
| 12-12 | 12:00 (Vortag) bis 12:00 (heute) | Schicht- und Nachtbetrieb, bei dem die Schicht „über Mittag" wechselt |
So sehen Sie den Unterschied
- Im Journal-Detail zeigt der „Datum"-Block bei 12-12 zwei Daten an (gestern / heute), bei 0-24 nur das eine Tagesdatum.
- Eine Stempelung um 22:00 gehört im 0-24-Modus zum Journal des Tages, an dem 22:00 fällt; im 12-12-Modus zum Journal des Folgetages.
- Wenn Sie über das Plus-Icon manuell eine Buchung anlegen, datiert das System die Uhrzeit automatisch auf den korrekten Kalendertag um.
Was Sie beachten müssen
- Pflichtfeld: Bei jedem Modell muss ein Modus gewählt werden. Bestandsmodelle ohne Wert wurden auf „0-24" migriert.
- Wechsel des Modus auf einem Modell mit bereits vielen Journalen verändert die Auswertungen rückwirkend – am besten nicht im laufenden Monat ändern.
- Tagesblöcke ab 12:00 im 12-12-Modus werden im Backend automatisch dem „Vortag" zugeordnet, damit die Schicht über die Mittagsgrenze hinweg sauber bewertet wird. Vermeiden Sie Day-Lines, die exakt um 12:00 starten – das System behandelt diese Grenze in zwei Codepfaden minimal unterschiedlich.
10. Genehmigung, Korrektur und nachträgliche Buchungen
10.1 Genehmigungs-Workflow
Tag entsteht (Cron) ──► Buchungen tagsüber ──► Cron berechnet
│
┌───────┴───────┐
▼ ▼
gültig ungültig
│ │
▼ ▼
genehmigt Vorgesetzter
│ wird informiert
▼ │
fließt in ↓
Saldo ein Korrektur durch
den Vorgesetzten
│
▼
erneut berechnen
▼
genehmigen
10.2 Wer kann was korrigieren?
- Eigenes Journal: Mitarbeiter ohne Bearbeitungsrechte können ihr eigenes Journal nur ansehen. Sie können es nicht selbst genehmigen oder bearbeiten – das verhindert Saldo-Manipulation.
- Fremdes Journal: Berechtigte Vorgesetzte (Permission „Andere Journale bearbeiten") können fremde Journale anpassen, aber nicht ihr eigenes.
- Volle Bearbeitung: Nur Personen mit Permission „Alle Journale bearbeiten" dürfen das eigene Journal verändern.
10.3 Vergessene Stempelung – nachträgliche Buchung beantragen
Falls jemand vergessen hat zu stempeln, gibt es zwei Wege:
- Selbstantrag: Mitarbeiter (mit entsprechender Berechtigung) stellen einen Antrag, der vom Vorgesetzten oder Personal genehmigt werden muss. Nach Genehmigung wird die Buchung automatisch erzeugt und das Journal des Tages neu berechnet.
- Direkte Nachpflege: Berechtigte Personen (HR/Admin) tragen die Buchung im Journal-Detail über das Plus-Symbol direkt ein.
Nachträgliche Buchungen sind im System als „Re-Registrierung" markiert und damit im Audit nachvollziehbar.
11. Salden und Saldokorrekturen
11.1 Tagessaldo
Saldo = Bezahlte Arbeitszeit + Bezahlte Abwesenheit + Überstunden − Soll-Profilzeit
Positiv = Sie haben mehr gearbeitet als gefordert. Negativ = Sie sind im Minus.
11.2 Gesamt-Saldo (kumuliert)
Der kumulierte Saldo summiert alle genehmigten Tage und alle Saldokorrekturen seit Beginn.
Wichtig:
- Solange ein Tag nicht genehmigt ist, fließt er nicht in den Gesamt-Saldo.
- Wird ein älterer Tag nachträglich geändert, rechnet das System die kette aller Folgetage automatisch neu durch.
11.3 Saldokorrekturen (manuell)
Personalverantwortliche können manuelle Korrekturen eintragen (z. B. Auszahlung Überstunden, Übernahme Saldo aus Altsystem). Felder:
- Korrekturwert (positiv oder negativ)
- Datum (an welchem Tag die Korrektur wirken soll)
- Begründung
- Sperre – verhindert nachträgliche Änderungen
- Lohnart (optional) – für die Lohnabrechnung
12. Feiertage und Abwesenheiten
12.1 Feiertage
Das System kennt Feiertage pro Bundesland und prüft sie automatisch anhand der primären Arbeitsadresse des Mitarbeiters.
- Ist im Arbeitsverhältnis „Feiertagsarbeit erlaubt" gesetzt → der Tag wird normal bewertet, das Journal trägt zusätzlich die Markierung „Feiertag".
- Ist sie nicht erlaubt → der ganze Tag wird als bezahlte Abwesenheit (Soll-Wert) verbucht. Der Mitarbeiter erhält den Tag bezahlt, ohne arbeiten zu müssen.
12.2 Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.)
Genehmigte Abwesenheiten aus dem Abwesenheits-Modul erscheinen automatisch im Journal:
- Bezahlte Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit) zählt zum Saldo wie geleistete Arbeit – Sie bauen also keine Minusstunden auf.
- Unbezahlte Abwesenheit belastet den Saldo.
Die Detailansicht zeigt Abwesenheiten in einer eigenen Zeile, sortiert mit den Stempelungen nach Uhrzeit.
13. Reports & Dashboards
| Report / Dashboard | Inhalt | Berechtigung |
|---|---|---|
| Monatsübersicht | Pro Monat/Jahr/Geschäftsbereich aggregierte Soll-/Ist-Zeiten | Zeitkontrolle-Nutzer |
| Bericht nach Geschäftsbereich | Aggregat über alle Mitarbeiter eines Bereichs | Zeitkontrolle-Nutzer |
| Zeiterfassungs-Buchungsbericht | PDF mit allen Stempelungen eines Mitarbeiters in einem Zeitraum | Zeitkontrolle-Nutzer |
| Anwesenheits-Dashboard | Wer ist gerade anwesend / abwesend / in Pause / im Urlaub? | Anwesenheits-Dashboard-Recht |
| Saldo-Dashboard (Superset) | BI-Dashboard mit Saldo-Trends | Saldo-Dashboard-Permission |
| Arbeitszeit-Report (Superset) | BI-Dashboard zur Arbeitszeit-Analyse | Arbeitszeit-Report-Permission |
| Lohn-Dashboard (Superset) | Lohn-/Gehaltsanalysen | Lohn-Dashboard-Permission |
| Standort-Buchungsbericht (Superset) | Auswertung der Stempelungen je Standort | Standort-Bericht-Permission |
Die Superset-Dashboards sind als externe BI-Boards eingebettet und brauchen sowohl die Frontend-Permission als auch eine entsprechende Freigabe im BI-System.
14. Berechtigungen – wer darf was?
| Rolle / Permission | Was sie freischaltet |
|---|---|
| Zeitkontrolle-Nutzer | Stempel-UI, eigene Auftragszeit, Rechnungs-Erstellung, eigene Reports |
| Zugriff auf Arbeitszeitsjournale | Liste und Detail der Journale (nur lesend) |
| Andere Journale bearbeiten | Genehmigen / Berechnen / Buchungen ändern – aber nicht das eigene Journal |
| Alle Journale bearbeiten | Wie oben, inkl. eigenem Journal |
| Zeitkontrolle-Einstellungen | Pflege von Modellen, Profiltypen, Schichtplänen, Pausen-Regeln, Buchungstypen, Stempelkarten |
| Zeitkontrolle-Journale (Settings) | Erweiterte Journal-Konfiguration in den Einstellungen |
| Schichtplaner | Schichtplan-Werkzeug im Holiday-Planner |
| Nach-Stempelung für andere | Stempelantrag für andere Mitarbeiter stellen |
| Nach-Stempelung für andere Daten | Stempelantrag rückwirkend für andere Datumswerte |
| Lohnarten anlegen | Pflege der Lohnarten – relevant für die Entlohnungs-Schalter |
| Projekte lesen | Voraussetzung für Auftragszeitbuchung gegen Projekte |
Faustregel: Je mehr Permissions, desto mehr Knöpfe sehen Sie im Detail-Drawer. Fehlt ein Knopf, der laut Doku da sein sollte, ist meist eine Berechtigung nicht zugewiesen.
15. Häufige Fehlermeldungen und Lösungen
| Meldung im Journal | Bedeutung | Lösung |
|---|---|---|
„Falsche Buchungen" (wrongBookings) | Reihenfolge oder Zeitfenster der Stempelungen passt nicht (z. B. zwei Mal hintereinander Check-In, fehlender Check-Out). | Buchungen im Detail prüfen, fehlende oder doppelte Buchungen korrigieren, dann Berechnen. |
„Der Mitarbeiter hat kein Arbeitszeitmodell an diesem Tag" (noDayLines) | Für den Wochentag fehlen die Tagesblöcke im Modell. | Modell öffnen und für den fehlenden Wochentag Blöcke anlegen. |
| „Unerfasste Präsenz" | Es gibt Stempelzeit außerhalb aller Tagesblöcke. | Im Detail entscheiden: Genehmigen (zählt als Überstunden) oder Ablehnen (verwirft die Zeit). |
| Saldo wirkt veraltet | Tag wurde geändert, aber noch nicht genehmigt. | Tag genehmigen – das System rechnet den Saldo der Folgetage automatisch nach. |
| Buchungsdialog wirft beim Speichern Fehler / Datum stimmt nicht | Modell ist auf „12-12" gesetzt und die Uhrzeit liegt nach 12:00. | Das System rückdatiert intern automatisch. Kontrollieren Sie, ob das Datum im Detail-Header (zwei Daten) korrekt angezeigt wird. |
| Modell speichert nicht / „Berechnung" leer | Modell ist neu, das Pflichtfeld „Berechnung" wurde nicht gewählt. | „0-24 Modell" oder „12-12 Modell" auswählen. |
16. FAQ
Wie oft wird das Journal automatisch berechnet? Einmal pro Nacht über einen geplanten Job. Manuell jederzeit über das Taschenrechner-Symbol.
Kann ich rückwirkend Stempelungen korrigieren? Ja – als HR/Admin direkt im Journal-Detail. Mitarbeiter selbst nutzen den Antrags-Workflow. Nach jeder Korrektur muss das Journal neu berechnet und genehmigt werden, damit der Saldo aktuell ist.
Was passiert, wenn jemand vergisst auszustempeln? Das Journal wird als „ungültig" markiert (Reihenfolge passt nicht), der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung. Er kann eine Check-Out-Buchung manuell ergänzen oder den Antrag genehmigen.
Warum sehe ich zwei Daten im Detail-Header? Das Modell läuft im 12-12-Modus. Der Header zeigt die Schichtgrenzen „Mittag Vortag" / „Mittag heute".
Mein Saldo stimmt nicht – wo liegt der Fehler? Prüfen Sie der Reihe nach:
- Ist der Tag berechnet und genehmigt?
- Sind alle Buchungen vollständig (Check-In/Check-Out)?
- Stimmt das Arbeitszeitmodell für den Wochentag (richtige Blöcke, Profiltypen mit „Standardzeit")?
- Gibt es manuelle Saldokorrekturen?
Kann ein Mitarbeiter zwei Modellen gleichzeitig zugeordnet sein? Eine Schichtplangruppe pro Mitarbeiter. Ausnahmen werden über manuelle Kalendereinträge abgebildet, die Vorrang haben.
Was bedeutet „Ist Fallback"? Sicherheitsnetz: Falls ein Mitarbeiter aus irgendeinem Grund weder einer Gruppe noch einem Kalendereintrag zugeordnet ist, wird das Fallback-Modell genutzt. Sie sollten genau ein Fallback-Modell pflegen.
Was ist der Unterschied zwischen „Standardzeit" und „Entlohnte Zeit"? „Standardzeit" zählt zum Tages-Soll. „Entlohnte Zeit" zählt nur in der Berechnung, erhöht aber nicht das Soll. Verwenden Sie „Entlohnte Zeit" für Sonderzuschläge, die nicht zur normalen Arbeitszeit zählen sollen.
Was passiert mit Pausen, die ich nicht stempel? Pflichtpausen (sofern definiert) werden vom System abgezogen, falls Sie länger arbeiten als die Schwellen erlauben. Hat das Modell keine Pflichtpausen-Regeln, prüft das System, ob Sie während eines geplanten Pausenblocks anwesend waren – und zieht den entsprechenden Anteil ab.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an Ihre Personal- oder IT-Abteilung. Technische Details finden Sie in der zugehörigen Entwicklerdokumentation Arbeitszeitsjournale.md.